档案管理规定

北京同有三和中医药发展基金会

档案管理规定

第一章 总则

第一条 为了加强基金会档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在基金会各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》，结合基金会实际制定本办法。

第二条 单位的档案由秘书处负责，安排专人管理。保证档案不丢失、损毁，带有密级的档案，应采取特殊措施进行专管。

第三条 归档范围：基金会的各类行政资料、红头文件、年度计划、项目资料、会议记录、决议、合同、人事档案、媒体报导、会计档案、财务审计报告、纪录片及原始素材等具有参考价值的文字、照片、音像等不同形式的历史记录。

第二章 资料的收集与整理归档

第四条 基金会的各类行政资料、红头文件、年度计划、会议记录、决议、合同、人事档案、媒体报导等正式生效后即由秘书处将纸质文件存档，若有相关电子文档，则同时保存一份电子文档。若有重要文件仅有纸质版，则需扫描形成电子版存档。

第五条 基金会的项目资料按公益项目划分，每一期公益项目结束后项目经理应在一月之内将全部资料提交秘书处存档，包括项目计划及任务清单、受益人名单、志愿者名单、照片及视频资料等，尽量以电子版形式提交保管。

第六条 会计凭证、会计账簿、财务报表等会计档案、财务审计报告等由财务人员归档保管，纸质版和电子版同时存档。

第七条 纪录片及原始素材等由秘书处存档，基金会负责宣传的岗位可根据需要拷贝副本，作为基金会视频号的内容来源。

第三章 档案的保管及借阅

第八条 纸质版文档均需保存在有锁的文件柜中；电子版文档需按类型保存在钉钉、石墨、百度网盘中，并设定访问权限。

第九条 因工作需要，基金会的工作人员需借阅档案时，经秘书长审批可进行借阅，阅后应及时归还。

第四章 档案的保存期限及销毁

第十条电子版档案永久存档。纸质版档案中，基金会设立出资协议、设立批复文件等重要行政文件永久保存；会计凭证、会计账簿等主要会计档案存档期限30年，其他辅助会计资料存档期限10年；人事档案在相关人员离职后存档期限10年；合同类档案在合同履约结束后存档期限10年；其他纸质档案存档期限10年；特殊文件的存档期限可单独设定。

第十一条基金会任何个人或部门非经允许不得销毁基金会档案资料。

第十二条 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《基金会档案资料销毁审批表》交理事长审核批准后执行。

第十三条 经批准销毁的基金会档案，档案管理员须认真核对，将批准的和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

第十四条 在销毁基金会档案资料时，必须由理事长指定专人监督销毁。

第五章附则

第十五条 本制度未尽事宜或与有关规定不一致的，按有关规定执行。

第十六条 本制度由秘书处负责解释。

第十七条 本制度经本组织理事会表决通过后执行。

北京同有三和中医药发展基金会

2022年 3 月 22 日